Dokumentation der Verkaufsgespräche im Vertrieb – so geht's und das bringt's
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DOKUMENTATION DER VERKAUFS-GESPRÄCHE IM VERTRIEB – SO GEHT'S UND DAS BRINGT'S
Zu einem erfolgreichen Vertriebstermin gehört neben einer intensiven Vorbereitung auch die Dokumentation im Verkaufsgespräch. Denn Informationen sind Macht! Nirgends wird das so deutlich wie im Vertrieb. Alle Informationen, die Ihr Team im Kundengespräch gewinnt, können den Abschluss vorantreiben. Damit sichern sie einen nachhaltigen Vertriebserfolg. Das gilt vor allem für den B2B-Bereich: Je länger und komplexer der Vertriebsprozess ist, desto wichtiger sind nachvollziehbare Kontakthistorien. Dementsprechend ist eine saubere und konsequente Dokumentation der Verkaufsgespräche hier der Schlüssel zum Erfolg. Warum dann nicht das volle Potenzial nutzen?
Einerseits sind sich Fachleute einig: Dokumentation ist ein wichtiger Bestandteil der Kundenakquise und der Kontaktpflege. Andererseits wissen wir aber auch: Die Dokumentation des Verkaufsgespräches ist anstrengend. Sie erfordert eine klare Strukturierung und Detailarbeit – das entspricht im Normalfall nicht dem Naturell von Salespeople. Dementsprechend kommt die Dokumentation von Verkaufsgesprächen in den meisten Vertriebsteams zu kurz.
Das Problem unzureichender Dokumentation im Verkaufsgespräch
Die Erfahrung zeigt immer wieder: Obwohl sie so entscheidend ist, verfassen viele Mitarbeitende im Vertrieb keine oder eine unzureichende Gesprächsdokumentation. Wie verlief das letzte Gespräch vor zwei Monaten? Welche Einwände machte er geltend? Ohne eine saubere Dokumentation zeitgleich mit dem Verkaufsgespräch wird sich daran schon nach kurzer Zeit niemand mehr im Detail erinnern können. In der Konsequenz gehen wichtige Informationen verloren.
Eine Verkaufskraft im Innendienst führt je nach Branche in der Regel zwischen 15 bis 25 Gespräche pro Tag. Demgegenüber können bei Personen im Außendienst sechs und mehr Termine pro Tag anfallen. In beiden Fällen ist es unmöglich, sich den kompletten Gesprächsverlauf zu merken. Geschweige denn die wichtigen Details, auf die es meistens bei einer gelungenen Kundenbeziehung ankommt.
Wer seine Verkaufsgespräche nicht dokumentiert, der lässt sich substanzielle Potenziale entgehen. So können Verlorene Zeit und entgangener Umsatz am Ende die Erreichung der Budgetziele gefährden. Denn: Wenn Verkaufspersonen wichtige Informationen halbherzig, isoliert und unstrukturiert erfassen, ist es ihnen nahezu unmöglich, folgende Fragen zu beantworten:
- Wie muss ich den nächsten Termin vorbereiten? Auf was muss ich achten?
- Habe ich alle Informationen, die ich im Zuge der Qualifizierung benötige?
- Welche Maßnahmen sollte ich treffen, damit es zu einem Abschluss kommt?
- Wie wahrscheinlich ist ein Abschluss?
- Wieso ist es nicht zu einem Abschluss gekommen?
Vertrieb ist kompliziert. Viele Deals werden am Ende schwieriger als sie es eigentlich sein müssten. Dabei kann es viele Gründe geben, warum es nicht zu einem Abschluss kommt. Umso wichtiger ist es, dass jedes einzelne Teammitglied aus diesen Situationen lernt, um es beim nächsten Mal besser zu machen. Grundvoraussetzung dafür ist es, die Anatomie eines Deals zu verstehen. Was macht einen guten Deal aus? Die Beantwortung dieser Frage ist der Schlüssel zum maximalen Vertriebserfolg. Wir haben die vollständige und konsequente Dokumentation eines jeden Verkaufsgesprächs als ersten Schritt erkannt.
Dokumentation im Verkaufsgespräch effizient umsetzen
Geeignete Tools verwenden
Es bedeutet zunächst einmal Aufwand, zeitgleich die Dokumentation und das eigentliche Verkaufsgespräch vorzunehmen. Um Daten zu sammeln, müssen Sie technische Lösungen und Prozesse einrichten. Denn eins ist klar: Nur eine strukturierte Datenerfassung macht die Potenziale Gesprächsdokumentation voll nutzbar.
Doch mit geeigneten Softwarelösungen, wie der von bao, gehört die Zettelwirtschaft der Vergangenheit an. Ihr Vertriebsteam braucht genau so ein effizientes und intuitives Tool. Denn mit ihm lässt sich die Dokumentation der Verkaufsgespräche nahtlos in den herausfordernden Alltag integrieren. Mit bao können Sie Gespräche in Echtzeit per einfachem Mausklick dokumentieren. Bei Beenden des Gespräches speichern Sie die Aufzeichnungen direkt in Ihrem CRM an zentraler Stelle.
Leitfäden zur Strukturierung und Standardisierung von Gesprächen nutzen
Ein Kerngedanke des Lean Managements besagt: „Ohne Standardisierung keine Verbesserung.“ Dies gilt auch für den Vertrieb. Wer sich jedoch verbessern will, muss zunächst verstehen, was er verbessern muss. Die Antwort auf diese Frage liefert das notwendige Verständnis.
Ein Leitfaden für Verkaufsgespräche hilft Ihnen nicht nur dabei, Ihren Gesprächen eine Struktur zu geben und die besten Verkaufstaktiken konsequent anzuwenden. Wenn Sie stets die gleichen Fragen stellen und ähnliche Gesprächssituationen durchlaufen, wissen Sie auch, welche Antworten Sie von Ihrem Gegenüber zu erwarten haben. Dies erleichtert Ihnen die parallele Dokumentation im Verkaufsgespräch immens. Warum? Sie können Antwortmöglichkeiten vordefinieren, sodass ein Mausklick für die Dokumentation dieses Abschnitts des Verkaufsgesprächs ausreicht.
Gesprächsergebnisse festhalten
Es kann immer passieren, dass ein Gespräch ohne den gewünschten Erfolg endet. Doch was heißt eigentlich erfolgreich? Und woran kann es liegen, wenn Sie mit dem Gespräch das gewünschte Ziel nicht erreichen?
Die Dokumentation des Verkaufsgespräches liefert Ihnen die Antwort. Um Ihnen eine Orientierung zu geben, nutzen wir den Discovery Call als Beispiel für Verkaufsgespräche. Dies sind die Gesprächsergebnisse, mit denen wir im wir arbeiten:
STILL OPEN
Nicht aufgetaucht
Termin verlegt
Keine Entscheidung möglich/ Gegenüber muss sich intern abstimmen
Demo Call vereinbart
Vertragsangebot gesendet
CLOSE
Keine Tele-Vertriebsorganisation
Glaubt nicht an Lösung
Kein Budget
Mit anderen Dingen beschäftigt
Haben bereits eine Lösung
Sonstige Gründe
Wieso ist die Dokumentation des Ergebnisses so wichtig? Dazu geben wir Ihnen ein Beispiel: Angenommen Sie haben die Ergebnisse für rund 1.000 Gespräche dokumentiert. Durch die Verwendung von Gesprächsleitfäden haben Sie grundsätzlich eine einheitliche Struktur in Ihren Gesprächen. Sie könnten nun zum Beispiel alle Gespräche analysieren, bei denen das Ergebnis „kein Budget“ war. Mit welchem Pitch ist Ihr Team in die Gespräche gestartet? Welche Einwände kommen am häufigsten, wenn das Endergebnis „kein Budget“ ist?
Wenn Sie in der Lage sind, diese Fragen zu beantworten, können Sie Ihre Verkaufsgespräche kontinuierlich und zielorientiert verbessern. Solche präzisen Analysen und Optimierungsmaßnahmen ermöglicht jedoch nur die detaillierte Dokumentation der Verkaufsgespräche.
Die Hebel einer guten Dokumentation von Verkaufsgesprächen
Effektivere Gespräche durch gute Vorbereitung
Die Mitglieder im Vertriebsteam wechseln und in der Konsequenz muss die interessierte Person die gleichen Fragen erneut beantworten? Das wirkt erstens unprofessionell und zweitens kostet es Sie und Ihr Gegenüber wertvolle Zeit.
Darüber hinaus kann das Team Folgetermine besser strukturieren und effektiver durchführen, wenn eine entsprechende Vorbereitung möglich ist. So schaffen Sie auf Basis der Dokumentation der vorangegangenen Verkaufsgespräche einen lückenlosen Anschluss. Dazu müssen die folgenden Fragen beantwortet werden:
- Welche Einwände kamen im letzten Gespräch?
- Was sind die spezifischen Herausforderungen des Kunden?
- Gab es besondere Wünsche auf der Kundenseite?
Interessierte merken sehr wohl, ob Ihr Gegenüber den bisherigen Input nutzen kann, um den Prozess stringent voranzutreiben. Stellen Sie sicher, dass Sie stets das Ruder in der Hand halten! Dann können Sie Ihren Gesprächspartner zielorientiert und gleichzeitig einfühlsam durch den Termin führen können – auf Basis der bisherigen Historie.
Verbesserter Wissenstransfer
Welche Gesprächstechniken funktionieren und welche nicht? Wie sollte die Sales-Person am besten auf bestimmte Einwände und Vorwände reagieren? Die Antworten auf diese Fragen stellen Wissen dar, von dem das gesamte Team profitieren kann. Manche Salespeople sind einfach besser als andere. Doch bei jedem Teammitglied hängt die Performance auch von der Tagesform ab.
Durch eine einheitliche Struktur in Form von Leitfäden und die konsequente Dokumentation von Verkaufsgesprächen sind bewährte Verkaufstaktiken, Gesprächseinstiege und Einwandbehandlungen nicht mehr ausschließlich in den Köpfen einzelner Mitarbeitender gespeichert. Die Dokumentation macht das persönliche Reservoir an Best Practices zu explizitem Wissen. So kann Ihr gesamtes Team vom Erfahrungsschatz profitieren.
Indem Sie die Verkaufsgespräche dokumentieren, können Sie Erfolgsfaktoren für positive Gespräche systematisch analysieren und mit dem ganzen Team teilen. So erreichen Sie das Ziel, nicht nur einzelne Stars in Ihrer Mannschaft zu haben – sondern ein All-Star-Team aufzubauen.
Effektives Pipeline Management
Durch eine saubere Dokumentation des Tagesgeschehens in Ihrem Vertrieb entsteht eine strukturierte Datenbasis. Mit dieser Basis lässt sich nun nicht nur auf der Gesprächsebene, sondern auch auf der Prozessebene arbeiten.
Sie erhalten Transparenz über das, was tagtäglich in Ihrem Vertriebsprozess geschieht, indem Sie eine detaillierte Dokumentation der Verkaufsgespräche etablieren. Dadurch sind Kontakthistorien nachvollziehbar. „Gibt es offene Punkte, die ein möglicher Deal-Breaker sind?“, ist nur eine von vielen Fragen, auf die Sie damit stets eine Antwort haben.
Wenn Sie eine klare Struktur in Ihren Gesprächen haben und Gesprächsergebnisse konsequent festhalten, können Sie anfangen, Ihre potenziellen Kund:innen systematisch zu kategorisieren. Eine ähnliche Methode kennen wir aus dem Marketing unter dem Begriff „Lead Scoring“.
Identifikation von Gaps und Signalen
Eine saubere Kontakthistorie erlaubt es uns, Rückschlüsse auf die Wahrscheinlichkeit eines Abschlusses zu ziehen. Grundsätzlich sind hier alle Informationen für die Dokumentation von Relevanz, die einem möglichen Abschluss im Wege stehen können.
- Spricht die interessierte Person noch mit dem Wettbewerb?
- Ist der Zeitpunkt der Entscheidungsfindung bekannt?
- Wurde das Budget bereits freigegeben?
- Gibt es noch andere Personen, die in den Prozess involviert sind?
Mit einer entsprechenden Datenbasis sind Sie beispielsweise in der Lage, folgende Aussage zu treffen: „Wenn Einwand A im Laufe eines Gesprächs gefallen ist und nicht oder unzureichend behandelt wurde, verringert das meine Abschlusswahrscheinlichkeit um X %.“ oder: „Wenn das Budget bereits freigegeben wurde, und es eine feste Timeline für die Entscheidungsfindung gibt, ist meine Abschlusswahrscheinlichkeit bei X %“.
Dies sind nur einige Fragen, die, bleiben sie unbeantwortet, ein Risiko darstellen – ein Risiko den Deal zu verlieren. Zusätzlich zu diesen eher übergeordneten Faktoren können auch bestimmte Signalwörter oder (unbehandelte) Einwände des Gesprächspartners eine Indikation für die Wahrscheinlichkeit eines Abschlusses geben.
Definition von Maßnahmen – „Jeden Tag einen Schritt weiter“
Welche Maßnahmen müssen Sie ergreifen , damit es zum Abschluss kommt? Haben Sie Gaps identifiziert, ist es nun Ihre Aufgabe, diese zu schließen. Schaffen Sie es, die oben geschilderten Punkte konsequent in Ihrem Vertriebsprozess umzusetzen, optimieren Sie direkt die zentralen Indikatoren für die Vertriebsperformance:
- Mehr Conversions durch bessere Verkaufsgespräche des gesamten Teams
- Mehr Deals mit dem gleichen Personalaufwand durch ein effektives Pipeline Management
Dokumentation im Verkaufsgespräch: Informationen sind Macht
Wir leben im Zeitalter der Digitalisierung, in dem die vollständige Nutzung von Wissen einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil für Unternehmen darstellt. Das gilt auch für den Vertrieb. Insofern liefert die effektive und detaillierte Dokumentation von Verkaufsgesprächen die notwendige strukturierte Datenbasis.
Diese Daten können Sie nutzen, um Transparenz über Erfolg und Nicht-Erfolg zu schaffen und einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess in Ihrem Team zu verankern. Dies gilt sowohl für Faktoren auf der Gesprächsebene als auch für Faktoren auf der Prozessebene.
Transparenz im Vertrieb bedeutet die Gewinnung von Wissen. Das wiederum ermöglicht es Ihnen, ganz gezielt Maßnahmen zu ergreifen, die Ihnen zu mehr und noch profitableren Deals verhelfen. Eine konsequente und saubere Dokumentation im Verkaufsgespräch schafft die Basis dafür.
